Як налаштувати онлайн-запис для салону краси: покрокова інструкція

Щоб налаштувати онлайн-запис для салону краси, потрібно п’ять речей: список послуг із тривалістю, майстри з графіком, правила запису, сторінка з посиланням і місце, де клієнти це посилання знайдуть. Усе це реально зробити за один вечір, якщо підготувати дані заздалегідь.

Нижче — порядок дій, який працює для перукарні, студії краси, брів і вій та косметології. Приклади чисел умовні: підставте свої.

Навіщо салону онлайн-запис?

Телефон і месенджери працюють, поки адміністратор поруч. Увечері, у вихідні й під час процедури запис «зависає», а клієнт, який не дочекався відповіді, часто записується в інше місце. Онлайн-запис працює цілодобово: клієнт сам бачить вільний час і обирає його, а ви отримуєте готовий запис без переписки.

Другий плюс — порядок. Запис у календарі не загубиться між діалогами, а майстри бачать однаковий розклад.

Що підготувати перед налаштуванням?

Зберіть у простий список:

• Послуги. Назва, ціна, тривалість у хвилинах. Тривалість — головне: від неї залежить, скільки слотів зникне з календаря. Якщо ціна чи час залежать від довжини волосся, запишіть варіанти окремо.
• Майстри. Імена, які послуги кожен виконує, робочі дні й години, відпустки.
• Правила. За скільки до візиту ще можна записатися, на скільки днів наперед відкривати календар, чи підтверджувати записи вручну.
• Контакти й адреса. Те, що клієнт побачить на сторінці: адреса, телефон, години роботи, кілька фото.

Крок 1. Додайте послуги з реальною тривалістю

Найчастіша помилка — вказати «приблизно годину» там, де фарбування займає дві з половиною. Тоді майстер запізнюється, а наступний клієнт чекає. Порахуйте час із запасом на підготовку й прибирання робочого місця.

Приклад (умовний): жіноча стрижка — 60 хв, фарбування в один тон — 150 хв, укладка — 45 хв. Якщо між клієнтами потрібна пауза, закладіть її в тривалість або в окремий буфер, якщо ваша програма його підтримує.

Крок 2. Додайте майстрів і їхній графік

У кожного майстра — свої дні й години, і свій набір послуг. Майстер, який не робить фарбування, не повинен показувати його клієнту. Одразу внесіть вихідні й відпустки, інакше перші записи потраплять на вільні від роботи дні.

Якщо клієнту байдуже, до кого йти, дозвольте обрати «будь-який вільний майстер». Якщо він ходить до конкретної людини — нехай бачить її календар.

Крок 3. Визначте правила запису

Три налаштування, які економлять нерви:

1. Мінімальний час до візиту. Якщо клієнт записується за 10 хвилин до слота, майстер не встигне підготуватися. Зазвичай ставлять від 1 до 2 годин.
2. Горизонт запису. Календар на два-три місяці вперед часто зайвий: плани змінюються, а порожні «броні» блокують час. Місяць — практичний компроміс.
3. Підтвердження. Автоматичне підтвердження економить час, ручне дає контроль. Для старту простіше автоматичне, а ручне увімкніть, якщо майстри самі формують розклад.

Крок 4. Опублікуйте сторінку й перевірте її очима клієнта

Після налаштування пройдіть шлях клієнта на телефоні: оберіть послугу, майстра, час, залиште ім’я та номер. Перевірте, чи правильні ціни, чи не пропонується час у вихідний, чи зрозуміло, що буде далі. Зробіть пробний запис, а потім скасуйте його.

У Pora.today цей шлях виглядає так: ви створюєте сторінку за адресою pora.today/назва-салону, додаєте послуги й майстрів, а клієнт без реєстрації вказує ім’я та телефон. Новий запис одразу з’являється у кабінеті, а якщо підключити Telegram, прийде ще й сповіщення.

Крок 5. Покажіть клієнтам, де записатися

Навіть ідеальна сторінка без трафіку нічого не дасть. Мінімальний набір:

• посилання в шапці Instagram (див. окрему інструкцію);
• QR-код на дзеркалі, ресепшені й візитках;
• посилання у відповіді-автовідповіді месенджера;
• адреса сторінки в Google Business Profile, якщо він у вас є.

Старих клієнтів варто попередити окремим повідомленням: «Тепер можна записатися самостійно, у будь-який час». Перші тижні частину записів ви все одно прийматимете вручну — це нормально.

Яких помилок уникати?

• Занадто багато послуг одразу. Почніть із 8–12 основних, решту додасте пізніше.
• Нереальна тривалість. Спершу слідкуйте за фактичним часом тиждень і потім відкоригуйте.
• Відсутність нагадувань. Без нагадування частина клієнтів забуде. Докладніше — у статті про клієнтів, які не прийшли.
• Забуті вихідні й відпустки. Заносьте їх одразу, як тільки дізнаєтеся.

Як зрозуміти, що налаштування вдале?

Через два-три тижні подивіться на три речі: скільки записів прийшло через сторінку, скільки з них довелося переносити через помилку у тривалості й скільки клієнтів так і не з’явилися. Якщо багато переносів — виправте тривалість послуг. Якщо багато неявок — додайте нагадування й чіткі правила скасування.

Як повідомити команду про зміни?

Нова система спрацює лише тоді, коли нею користуються всі. Проведіть коротку зустріч: покажіть майстрам, як виглядає їхній календар, як відзначати завершений візит і як закрити час на обід чи відпустку. Домовтеся про одне правило: усе, що стосується запису, вносимо в систему, а не в особисті нотатки. Перший тиждень призначте відповідальну людину, яка перевіряє, чи немає накладок. Після цього ви швидко побачите, які дрібниці треба виправити: тривалість, вихідний, послугу, яку майстер не виконує.

Часті запитання

Скільки часу займає налаштування онлайн-запису в салоні?

Якщо послуги, майстри й графік уже зібрані, перший запуск займає від кількох десятків хвилин до одного вечора. Найдовше зазвичай готувати прайс із тривалістю.

Чи потрібно клієнтам реєструватися?

Не обов’язково. Для запису достатньо імені та телефону; чим коротша форма, тим менше людей кидають її на півдорозі.

Що робити, якщо майстри працюють за різним графіком?

Налаштуйте графік кожного майстра окремо: дні, години, вихідні та відпустки. Тоді клієнт бачить лише справді вільний час конкретної людини.

Чи можна поєднувати онлайн-запис і запис по телефону?

Так, і на початку це нормально. Усі записи, зокрема ті, що ви вносите вручну, мають потрапляти в один календар, інакше виникнуть накладки.

Скільки коштує онлайн-запис для салону?

Залежить від програми. У Pora.today є безкоштовний тариф до 50 записів на місяць, а Pro коштує 299 ₴ на місяць за весь бізнес; перші 30 днів Pro безкоштовні.

Джерела

• Pora.today, тарифи та можливості: pora.today, перевірено 27.10.2026.